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Hay que comenzar a desmenuzar el tema; primero ¿qué es comunicación? Si nos vamos al diccionario se refiere a la acción o el acto de comunicarse; es la transmisión de señales mediante un código común para el receptor y el emisor. Es decir, comunicación es lo que hacemos mediante señas, palabras, textos, cuando deseamos expresarle a la otra persona u otro grupo de personas alguna idea. Cuando llevamos a cabo comunicación dentro del ámbito laboral, los especialistas definen esto como la forma en la que se establecen relaciones con el equipo de trabajo, es la parte esencial de cualquier organización y más allá del ámbito laboral, en un plano personal es la herramienta que nos permite desarrollarnos integralmente.
Escuchar para comprender, no para responder
La comunicación efectiva, es un tipo de comunicación que por lo general se usa dentro del ambiente laboral, pues crea relaciones laborales positivas y productivas, este tipo de comunicación se define como el tipo de comunicación concreta y clara, que evita confusiones y malas interpretaciones, incluyendo un elemento de retroalimentación para que el ciclo comunicativo esté completo. Cuando esta comunicación no es asertiva, puede crear malos entendidos. Ahora enumeraré algunos aspectos que considero importante tomar en consideración para obtener una comunicación efectiva:
1) Sea respetuoso.
Sea amable, póngase en los zapatos del otro, dé ejemplos de lo que está pidiendo o sobre lo que quiere tratar. Pida retroalimentación, es decir, pídale a su interlocutor que te hable sobre lo que ha comunicado para evitar malas interpretaciones.
2) Comience por lo importante.
Si empieza con rodeos y buscándole la parte “bonita” a la plática, puede perder importancia y sobre todo la atención del grupo. Arranque con la idea general para ir desquebrajando poco a poco.
3) Retroalimentación positiva.
Trate de que los mensajes que transmite tengan un tinte positivo, busque que la retroalimentación se enfoque en el desempeño, no en la persona a quien retroalimenta, busque los detalles y la claridad en el momento de hablar, si hablara de los desaciertos de su compañero de trabajo, no hable de errores, sino de áreas de oportunidad; recuerde que la forma en la que recibimos el mensaje es como lo vamos a interpretar.
4) Escuche con atención.
La comunicación efectiva en el ámbito laboral o en casa, tiene éxito cuando está abierto y dispuesto a la escucha, preste atención, dedíquele tiempo de calidad. No revise insistentemente el celular, los mensajes no verbales que envía a la otra persona, como gestos, posiciones corporales o bostezos, son elementos que debe considerar cuando escucha con atención a su interlocutor. Mire al o a los interlocutores a los ojos.
5) Si hay dudas, aclárelas.
Si hay algo que le cacusa confusión, pregúntelo, y si le toca a usted expresarse, piense si es lo suficientemente claro como para que todos sus interlocutores estén dentro del mismo tema, con el mismo nivel de experiencia. Aclarar dudas, no sólo le ayuda a obtener detalles adicionales, sino le expresa a la otra persona que está interesado y prestando toda su atención al tema que expone.
6) Cuando llega el momento de preguntar, hágalo de forma abierta.
Dentro de su discurso, haga pausas para saber si todo está quedando claro, si hay algún punto por aclarar, si necesita ser más específico en algún detalle. No dé por hecho cosas, ni obvie lo que te parece más que claro.
7) Sea consistente.
Hágalo de una manera genuina, asegúrese de tener un dominio claro del tema, para que refleje confianza a sus compañeros, sea determinado. Cuide su lenguaje corporal y verbal, es mejor cuando es congruente, no puede decir que los números de la compañía están subiendo si su rostro refleja inseguridad y preocupación, no alentará al equipo para seguir trabajando.
8) Cuando sean malas noticias, hay que decirlas en persona.
Cuando sea el caso, es mejor hacerlo de manera individual, no evidenciar ni utilizar adjetivos que descalifiquen o hagan que la otra persona pierda la confianza o su motivación. Recuerde que herir la susceptibilidad del otro es muy fácil, y perder la confianza en el equipo, también es cuestión de minutos.
9) No discuta.
Esto sólo traerá enfrentamientos en momentos posteriores, recuerde que cada uno tiene una visión diferente; hable de manera general, de los objetivos como equipo, no de su visión personal, de lo que la empresa quiere obtener, no de lo que a usted le gustaría tener.
Los expertos en estos temas de comunicación organizacional, hablan del término VEME, como una herramienta básica para obtener beneficios positivos:
El éxito de la comunicación efectiva, radica en el vaivén entre la práctica y la retroalimentación, hacerse consciente de cómo lo estamos ejecutando. Dentro de mi experiencia profesional, he aprendido que mi historia de vida es diferente a la del otro, si le hablo como me gustaría recibirlo a mí ayuda, sin embargo, no garantiza que va a recibir el mensaje como a mí me gustaría o la esencia que quiero darle. El pedir una retroalimentación facilita este proceso, pues podemos arreglar los malos entendidos en el momento. Siempre respetando y teniendo cuidado en que la otra persona es un ser totalmente diferente a mí. Epicteto, filósofo griego, tiene una frase que me gusta parafrasear, “así como hay un arte de bien hablar, existe un arte de bien escuchar”; cuidemos la forma en la que nos comunicamos, para estar abiertos y dispuestos a la forma en la que escuchamos.
